Datenschutzerklärung

(Stand Februar 2025)

1 Allgemeines

Für XERNA hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten hohe Priorität. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten von Ihnen erheben und wie wir diese verwenden. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden.

 

2 Verantwortliche

Betreiberin dieser Website und Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist die XERNA GmbH, Steinbach 118, 8462 Gamlitz. Bei Fragen zum Datenschutz oder zu Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erreichen Sie uns unter:

XERNA GmbH
Steinbach 118
8462 Gamlitz, AUSTRIA
office@xerna.at

 

3 Verarbeitete Daten

Je nachdem ob Sie unsere Website besuchen und ob und welchen Cookies Sie zustimmen, ob Sie einen Newsletter abonnieren oder anderweitig mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir unterschiedliche Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten.

 

3.1 Verarbeitete Daten bei Aufruf unserer Website

Sie können unsere Website besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen, wir speichern lediglich die Erstzugriffsdaten in einer Protokolldatei. Unter Erstzugriffsdaten verstehen wir Datum und Zeit des Abrufs, IP-Adresse in anonymisierter Form (die letzten drei Stellen werden dabei nicht angezeigt), Session ID, aufgerufene Seiten auf unserer Website, sowie die Verweildauer darauf, Name der Website, von der aus unsere Website aufgerufen wurde und Informationen über den verwendeten Browser. Wir werten diese Daten ausschließlich zur Verbesserung unserer Website aus und es werden keine Rückschlüsse auf Ihre Person gezogen. Auch die Speicherung dieser anonymisierten Daten kann von Ihnen mittels opt-out deaktiviert werden.

 

3.2 Verarbeitete Daten bei Zustimmung zu Cookies

Wenn Sie Cookies zustimmen, verarbeitet jedes Cookie unterschiedliche Daten (z.B. IP-Adresse, Location, Browsersprache, Nutzverhalten etc.) von Ihnen. Genauere Informationen zu den von uns verwendeten Cookies finden sie unter § 9 dieser Datenschutzerklärung und in unserer Cookie Policy.

 

3.3 Verarbeitete Daten bei Abonnieren eines Newsletters

Sollten Sie einen Newsletter abonnieren, verarbeiten wir für die Anmeldung insbesondere Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Um Sie zielgerichtet mit Informationen zu versorgen, erheben und verarbeiten wir außerdem die Branche, in der Sie tätig sind, sowie das Land, in dem Sie Ihren Sitz haben, wenn Sie diese Daten freiwillig angeben. Die Speicherung dieser Daten erfolgt für die Bezugsdauer des Newsletters. Wenn Sie einen Newsletter abonniert haben, erheben wir außerdem die von Ihnen aufgerufenen Newsletter-Artikel. Ihr(e) Newsletterabonnement(s) und Ihre in diesem Zusammenhang abgegebene Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit schriftlich widerrufen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch den im Newsletter enthaltenen Link oder schriftlich durch E-Mail an office@xerna.at widerrufen. Wir löschen anschließend umgehend all Ihre mit dem Newsletter-Versand in Zusammenhang stehenden personenbezogenen Daten.

 

3.4 Verarbeitete Daten bei Kontaktaufnahme mit uns

Wenn Sie z.B. per E-Mail oder über ein bestehendes oder künftig noch einzuführendes Kontaktformular mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir Ihre persönlichen Daten wie insbesondere Name, Anrede, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und Korrespondenzsprache. Diese Daten werden zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen zumindest sechs Monate bei uns gespeichert. Gleiches gilt, wenn Sie uns Ihre persönlichen Daten zum Zweck der Kontaktaufnahme durch uns mitteilen (z.B. telefonisch oder durch Übergabe einer Visitenkarte).

 

3.5 Verarbeitete Daten bei Eingehen einer Geschäftsbeziehung

Für den Fall, dass Sie mit uns eine Geschäftsbeziehung eingehen, erheben wir folgende (personenbezogene) Daten:

• Name
• Titel
• Geschäftsanschrift und sonstige Adressen
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Beruf/Berufsbezeichnung/Job Title
• Geburtsdatum
• Firmenbuchnummer
• Ansprechpersonen
• Branche
• Arbeitgeber
• Bestelldaten
• Produktpräferenzen
• Interne Kunden-ID
• Sprache
• Geschlecht
• UID-Nummer

Zusätzlich teilen wir Ihnen eine interne Kunden- bzw. Lieferantennummer zu.

 

Ihre Daten werden jedenfalls so lange gespeichert, wie es für die Vertragserfüllung bzw. die Vornahme vorvertraglicher Maßnahmen notwendig ist. Soweit Ihre personenbezogenen Daten, wie im Falle eines Vertragsabschlusses, in unserem Rechnungswesen verarbeitet werden, werden diese auf Grund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bis zum Ende der vorgeschriebenen Fristen gespeichert. Die Frist beträgt gemäß den geltenden steuerrechtlichen Vorschriften 7 Jahre. Zu Zwecken der Produkthaftung speichern wir ausgewählte Daten (Name, Anschrift, Ware und Datum) für 10 Jahre.

 

4 Speicherdauer

Grundsätzlich speichern wir Ihre Daten nur so lange, wie sie benötigt werden. Standardmäßig werden Ihre Daten so lange gespeichert, wie in den jeweiligen Abschnitten angegeben. In Einzelfällen kann aber eine kürzere oder längere Speicherdauer zur Anwendung kommen, z.B. aufgrund von rechtlichen Verpflichtungen, die XAL erfüllen muss.

 

5 Verarbeitungszwecke

Wir verarbeiten die von Ihnen erhobenen Daten vor allem zum Zweck der Vertragserfüllung bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Weiters treffen uns gesetzliche Verpflichtungen zur Verarbeitung von Daten, wie beispielsweise auf Grund der geltenden steuerrechtlichen und unternehmensrechtlichen Bestimmungen sowie Anti-Korruptions- und Anti-Geldwäschebestimmungen. Daten, die Sie uns freiwillig zu Verfügung gestellt haben, wie beispielsweise Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse verarbeiten wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder aufgrund unseres berechtigten Interesses zum Zweck der Kundenbetreuung sowie für eigene Werbezwecke, wie beispielsweise die Zusendung von Angeboten, Werbeprospekten und Newsletter (in Papier- und elektronischer Form), sowie zum Zweck des Hinweises auf die zum Kunden bestehende oder vormalige Geschäftsbeziehung (Referenzhinweis). Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen sowie aufgrund Ihrer Einwilligung bzw. zum Zweck der Vertragserfüllung.

 

6 Unsere Grundsätze im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Uns ist es wichtig, dass wir alle gesetzlichen Datenschutzvorschriften uneingeschränkt einhalten. Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der daraus abgeleiteten nationalen Gesetze verarbeitet. Ihre personenbezogenen Daten sind bei uns sicher. Ihre Daten werden durch uns weder verkauft, verliehen oder vermietet noch auf eine andere Art und Weise ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung an Dritte weitergegeben. Sehr wohl erfolgt allerdings in einigen Fällen eine Überlassung Ihrer personenbezogenen Daten an Auftragsdatenverarbeiter, wenn diese ausreichende Gewähr für eine rechtmäßige und sichere Datenverwendung leisten und sich vertraglich verpflichten, die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Grundsätze und die gesetzlichen Regelungen einzuhalten. Wir behalten uns allerdings vor, Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von Umstrukturierungen oder Unternehmenszusammenschlüssen auf ein anderes Unternehmen zu übertragen, sofern dieses sich verpflichtet unsere Grundsätze im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten einzuhalten und seinen Sitz entweder innerhalb der Europäischen Union oder in einem Drittstaat mit angemessenem Datenschutz hat. Wir behalten uns außerdem vor, Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weiterzugeben, wenn wir durch Gesetz, richterliches Urteil des zuständigen Gerichts oder Verfügung der zuständigen Behörde dazu aufgefordert werden. Außerdem behalten wir uns das Recht auf Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten vor, wenn wir infolge von Handlungen oder Unterlassungen Ihrerseits gezwungen sind, unsere Rechte, unser Eigentum oder unser Vermögen durch die zuständigen Behörden schützen oder durchsetzen zu lassen. Wir beschränken unsere Datenverarbeitung auf ein notwendiges und sinnvolles Ausmaß. Außerdem erklären wir Ihnen, wofür wir Ihre Daten erheben und verarbeiten. Ist eine weitere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht.

 

7 Datenweitergabe und Auftragsdatenverarbeitung

Als Teil eines globalen Konzerns befinden sich die Niederlassungen unserer verbundenen Unternehmen und der erweiterten Unternehmensgruppe sowie externer Dienstleister sowohl innerhalb als auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“). Für Datenverarbeitungen bedienen wir uns unter Umständen auch in Ihrem Fall eines Auftragsdatenverarbeiters. Wir geben Ihre Daten z.B. an folgende Empfänger:innen bzw. Empfängerkategorien weiter: Steuerberater:innen, Rechtsvertretungen, Banken, Subunternehmer:innen, Lieferant:innen, Konzerngesellschaften. Ihre Daten werden teilweise auch in Staaten außerhalb der europäischen Union bzw. des EWR weitergeleitet und dort verarbeitet. Die betrifft vor allem die Vereinigten Staaten von Amerika, Indien, die Volksrepublik China, die Vereinigten Arabischen Emirate sowie Großbritannien. Die Datenübermittlung basiert auf Auftragsdatenverarbeitungsverträgen, die wir mit den jeweiligen Auftragsdatenverarbeitern abgeschlossen haben. Sollten Sie sich aktiv für die Nutzung der Funktionen von sozialen Netzwerken entscheiden, die in unserem Online-Auftritt angeboten werden, so werden Ihre personenbezogenen Daten an die jeweiligen externen Anbieter dieser sozialen Netzwerke weitergeleitet.

 

8 Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir setzen keine Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung/Profiling ein.

 

9 Cookies

Unsere Webseite verwendet Cookies zur Erhebung personenbezogener Daten sowie Standard-Internetprotokolldaten und Angaben zu Verhaltensmustern der Endnutzer:innen beim Besuch unserer Webseite. Wenn Sie unsere Website aufrufen, können Sie zuerst Ihre Cookie-Einstellungen vornehmen. Sie können dabei entscheiden, welche Kategorien von Cookies Sie zulassen. Je nachdem welche Cookies Sie zulassen, erheben wir unterschiedliche Daten von Ihnen. Dies erfolgt, um Ihnen eine bessere Nutzererfahrung zu bieten, um Präferenzen zu erkennen, technische Probleme zu diagnostizieren und Entwicklungen zu analysieren sowie um Ihnen auf Ihre Interessen abgestimmte Produktempfehlungen zu machen. Zusätzlich ermöglichen Ihnen die meisten Browser die Wahl, ob Sie Cookies zulassen wollen oder nicht. Wenn auf Ihrem Computer keine Cookies abgelegt werden sollen, stellen Sie bitte Ihre Browser-Präferenzen vor dem Zugriff auf unsere Webseite so ein, dass alle Cookies abgewiesen werden. Bitte beachten Sie, dass damit möglicherweise einige Funktionen unserer Webseite nicht verfügbar sind. Weitere Informationen darüber, wie man überprüfen kann, welche Cookies gespeichert wurden, wie man sie verwaltet und löscht, finden Sie unter www.allaboutcookies.org. Cookies sind Textdateien, die von Webseiten zum Zweck der Protokollierung und Verbesserung der Funktionalität auf Ihrem Computer oder sonstigem Endgerät abgelegt werden. Die meisten Cookies sind sogenannte Session-Cookies und werden nach dem Beenden der Browser-Sitzung wieder von Ihrem Endgerät gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert und ermöglichen uns dadurch Ihr Endgerät bei Ihrem nächsten Besuch wiederzuerkennen (sog. Langzeit-Cookies). Zusätzlich verwenden wir auf unserer Website auch Cookies von Drittanbietern. Mehr Informationen darüber welche Cookies wir verwenden und welche Daten diese speichern, können Sie in unserer Cookie Policy nachlesen.

 

10 Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft (Art 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten wir verwenden. Außerdem haben Sie ein Recht zu erfahren für welche Zwecke die Verarbeitung erfolgt, woher die Daten stammen, an welche Empfänger:innen wir die Daten übermitteln und wie lange wir diese Daten speichern.

Recht auf Richtigstellung (Art 16 DSGVO): Sollten Sie feststellen, dass die personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten nicht richtig sind, können Sie jederzeit die Richtigstellung dieser Daten verlangen. Sollten Daten Ihrer Ansicht nach unvollständig sein, sind Sie berechtigt die Richtigstellung dieser Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art 17 DSGVO): Sollten Sie der Meinung sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig ist oder es keine Rechtsgrundlage (mehr) für diese Verarbeitung gibt oder wir die Daten aus anderen Gründen unrechtmäßig verarbeiten, können Sie die Löschung dieser Daten verlangen.

Recht auf Einschränkung der Datenverwendung (Art 18 DSGVO): Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zu Unrecht verarbeiten, können Sie als Alternative zur Löschung auch die Einschränkung der Verwendung dieser Daten verlangen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten oder ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt wurde.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO): Das Recht auf Datenübertragbarkeit ermöglicht, dass jene personenbezogenen Daten, die wir auf Grund eines Vertrages oder einer Einwilligung verarbeiten, Ihnen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Außerdem können Sie verlangen, dass wir diese Daten direkt an eine:n Verantwortliche:n übermitteln.

Widerspruchsrecht (Art 21 DSGVO): Sie können der Datenverarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ableiten, die eine Verwendung Ihrer Daten unzulässig machen. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung verwenden, steht Ihnen jedenfalls ein Widerspruchsrecht zu.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art 77 DSGVO): Sollten Sie der Auffassung sein, dass Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten verletzt wurden, haben Sie das Recht bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde zu erheben. Bei Fragen oder Unklarheiten in Bezug auf Ihre Rechte stehen wir Ihnen gerne unter der folgenden E-Mail-Adresse zur Verfügung: office@xerna.at.

 

11 Schutz Ihrer Daten

Um Ihre Daten bestmöglich gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff oder Veränderung sowie Verbreitung durch Unbefugte zu schützen, treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen. Diese Maßnahmen werden von uns regelmäßig evaluiert und dem technologischen Fortschritt angepasst. Uns ist es wichtig, Sie drauf hinzuweisen, dass es uns trotz umfangreicher Maßnahmen nicht möglich ist einen vollständigen Schutz Ihrer Daten zu garantieren.

 

12 Änderungen der Datenschutzbestimmungen

Gesetzesänderungen oder Änderungen unternehmensinterner Prozesse können eine Anpassung dieser Datenschutzbestimmungen erforderlich machen, die wir uns entsprechend vorbehalten. Wir bitten Sie, diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchzulesen.